Forretningsgang bestyrelse

 

§1 - Indkaldelse, dagsorden og mødeledelse

Der afholdes bestyrelsesmøde en gang om måneden, altid den 1. tirsdag i måneden og i øvrigt så ofte en anledning findes, herunder når 2 medlem af bestyrelsen ønsker det. Som udgangspunkt er juli måned dog at betragte som ferie måned. Formanden (hvis valgt) eller referenten fra det tidligere bestyrelsesmøde indkalder skriftligt via e-mail til næste møde. Indkaldelsen skal finde sted minimum en uge før afholdelsen, dvs. eks. sidste tirsdag i måneden.

Dagsorden fastsættes af formanden (hvis valgt) eller af referenten fra tidligere bestyrelsesmøde. Dagorden skal som minimum indeholde følgende punkter som ikke kan fraviges, da de sikrer ejerforeningens daglige drift:

  1. Valg af referent/ordstyrer – går på tur
  2. Godkendelse og gennemgang af referat
  3. Status på tidligere mødereferater
  4. Nyt fra varmemestrene
  5. Regninger
  6. Status på budget
  7. Indkomne e-mails
  8. Indkomne emner /problemstillinger
  9. Evt.
  10. Næste møde og referent på næste møde

Ved bestyrelsesmødernes står referenten for at være ordstyrer, denne funktion går på tur. På efterfølgende bestyrelsesmøde følges der op på punkter uddelegeret jvf. pkt. 2 på dagsorden.

På første møde efter generalforsamlingen skal de nye medlemmer introduceres for  arbejdet i bestyrelsen, herunder praktiske informationer. På dette møde bør gamle og nye bestyrelsesmedlemmer, samt suppleanter deltage for bedst mulig overdragelse af arbejde.

Introduktionen bør omfatte:

  • Kort præsentation af nye og gl. medlemmer
  • Introduktion mødestruktur, hyppighed, forretningsorden mm.
  • Udlevering af nøgler og koder
  • Udlevering og introduktion til mail, hjemmeside mm.
  • Rundtur på ejendommen
  • Registrering af nye medlemmers konto nr. til administrator

 

§2 - Mødedeltagere

På bestyrelsesmøderne kan kun de valgte bestyrelsesmedlemmer deltage, dog kan der før mødets start indkaldes rådgivere, administrator, medarbejdere m.fl. hvis der måtte være behov herfor. Hvis et bestyrelsesmedlem udtræder, skal vedkommende erstattes permanent med suppleant, således at bestyrelsen stadigvæk består af 5 medlemmer. Bestyrelsesmøderne kan dog afholdes så længe der er minimum 3 stemme berettigede medlemmer til stede.

 

§3 - Beslutninger

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af medlemmerne, herunder formanden (hvis valgt), er til stede. Et medlem, der er forhindret i at deltage i et møde, kan skriftligt tilkendegive sine synspunkter til den foreliggende dagsorden. Hvis et medlem anmoder derom, skal afstemning ske skriftligt.

Beslutning træffes af de mødende bestyrelsesmedlemmer ved simpel stemmeflerhed.

Hvis en sag skønnes af presserende vigtighed, kan et bestyrelsesmedlem lade den afgøre ved skriftlig eller ved e-mail henvendelse til medlemmerne af bestyrelsen. Fristen for svar er senest 4 hverdage efter udsendelse af sagen.

 

§4 - Referat

Der optages et kort referat af forhandlingerne og beslutningerne ved bestyrelsesmøderne. Ethvert medlem har ret til at få et særstandpunkt eller synspunkt, som er blevet fremført på mødet, ført til referat. Referatet udsendes til bestyrelsesmedlemmerne til godkendelse og godkendes skriftligt på næstkommende bestyrelsesmøde. Når referatet er godkendt ligger referenten referatet på hjemmesiden i PDF format (dog udelades personfølsomme oplysninger).

Det godkendte referat indsættes i bestyrelsesmappen til arkivering og sendes som backup til bestyrelsesmailen hvor den arkiveres.

 

§5 - Habilitet

Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af en sag, i hvis udfald medlemmet har en individuel interesse ud over ejerforeningens, eller hvor der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om medlemmets upartiskhed.

 

§6 - Tavshedspligt

Bestyrelsens medlemmer og suppleanter har tavshedspligt vedrørende kendskab, som er opnået som led i bestyrelsesarbejdet, til beboeres personlige forhold.

 

§7 – Forpligtigelser for bestyrelsens medlemmer

Bestyrelsens forpligtelser er følgende opgaver, som varetages af alle, dog kan de efter aftale uddelegeres til enkelte bestyrelsesmedlemmer:

  • Tjek af bestyrelsesmail
  • Tjek af regninger og underskrift på disse
  • Kontakt & dialog med vicevært firma
  • Indhente tilbud
  • Kontakt med ejendoms administrator
  • Årlige arrangementer, arbejdsdage m.v. 
  • Kommunikation med beboere, herunder nyhedsbreve mm.

 

§8 - Procedure i forbindelse med tilbud

I forbindelse med indhentning af tilbud hos eksterne leverandører, skal bestyrelsen følge retningslinierne beskrevet nedenfor:

  • Der skal altid indhentes skriftligt tilbud fra 3 forskellige leverandører. Tilbud skal være sammenlignelige.
  • Indhentning af mindre tilbud kan varetages af vicevært firma, som del af den daglige drift.
  • Det skal så vidt muligt bestræbes at vælge det billigste tilbud, dog med fokus på kvalitet.
  • Afgivelse af ordrer på over 120.000 kr. ex. moms skal på vendes på ekstraordinær generalforsamling
  • Indkøb på under 3.500 kr. ex moms er undtaget fra krav om 3 tilbud, dog tilstræbes billigste løsning.

 

§9 - Honorar af bestyrelsesarbejde

Bestyrelsesarbejdet honoreres årligt med et vederlag på 20.000 kr.  som udbetales af Sjeldani administration. Beløbet er skattepligtigt.

 

E/F Ellebjerg
Ellebjergvej 1-23, Händelsvej 2-34, Haydnsvej 9-25, Stubmøllevej 22 og Sjælør Boulevard 45
2450 København SV
CVR: 65091917

SJELDANI Boligadministration
P. Knudsens Gade 1
2450 København SV
Tlf.: 33242111

Email: info@sjeldani.dk
Hjemmeside: www.sjeldani.dk






Antal besøgende: 131162 (denne uge: 2520)